機密書類の処分方法はこれで大丈夫!安心できる業者の見極め方についても!

最終更新日: 2022/05/15

機密書類の処分方法はこれで大丈夫!安心できる業者の見極め方についても!

法人・個人に限らず、感動していく中で機密書類というものが出てきます。
”見られたくない” から ”見られてはいけない” まで、その重要度はさまざまですが、それら書類はどのように処分したらいいのでしょうか。
安心できる処分方法と業者の選び方についてご紹介いたします。

機密書類の指す文書とは?

機密書類とは、その書類が漏洩することにより会社の存続が危ぶまれたり、経営に大きなダメージを与える可能性のある書類を指します。
そしてそのダメージとは、自社だけに留まるものではありません。
取引先の情報を含む場合には、その会社にも大きなダメージとなるもの。
ちょっとの気の緩みが、他の会社をも巻き込み、大変なことに……。とても怖いですよね。

またそれは、ご家庭に置き換えても同様のことが起こり得ます。
例えば、銀行口座や証券、住宅など資産に関係する情報が漏れてしまえば、詐欺事件に巻き込まれる可能性が大きくなるでしょう。それに、単に見られたくない書類というのもあることと思います。

”機密書類”と書くと何だか大げさで、そんな大それたものは無いから……と思ってしまうかもしれません。でも、このご時世、どこにお宝となる情報が潜んでいるのか想像もつかないのだと考えておいた方が無難です。
「そんな大げさな……」と楽観視するのではなく、”もしかして” や ”万が一” を考え、オーバーな位の対策をしている方が賢明だと言えるのです。

機密情報が漏れたらどうなるの?

企業の機密情報が漏洩すると、社会的信用の低下や営業機会の損失を招きます。
またそれだけでなく、損害賠償の請求に及んでしまうことも。
そして怖いのは、それが一時的なものではないこと。将来的な利益や売上げにも関わり、顧客離れ、株価の下落……と、どんどん広がっていってしまう可能性が少なくありません。

つまり、機密情報の確実な保守こそ、企業生命を守るために非常に大事なこと!
その取り扱いには、十分に注意を払う必要があるのです。

しかしながら、機密書類の処分時に、漏洩事故に発展する事例が多数起こっています。
それは、なぜなのでしょうか。
以下の事例で見てみましょう。


引用元:日本経済新聞


引用元:日本経済新聞

両社に共通しているのは、”気の緩み”。
人はなぜだか、情報の使用時や保管時には十分に気をつけているにも関わらず、処分に至った途端、なぜが手を抜いてしまうのです……。
その先に待っているのは、信頼の失墜。
信頼は、一度失ってしまえば、そこから取り戻すのは容易なことではありません。
”最初から失わないための努力をする”ことこそ、一番大切で、簡単な方法なのです。

機密書類の適切な処分方法とは?

機密書類の処分方法には、以下の4つの方法があります。
それぞれメリットとデメリットがありますので、使い勝手や分量、安全性を鑑みて、選んでいきましょう。

シュレッダー処分

機械を使い、破砕する処分方法です。複数枚の書類を同時に破砕しますので、カットされると同時に混ぜ合わされ、元の状態に戻すのは大変困難となります。安全性の高い処分方法と言えるでしょう。
シュレッダーには、以下2つの方法があります。

● オフィスで行う場合

オフィス用のシュレッダーを用い、オフィススタッフが行います。書類自体の移動がないため、運搬中の紛失や盗難といったトラブルは起こらず、安心です。しかし、分量が多い場合には時間がかかり、人的コストがかかります。もちろん処分に際し、電気代やゴミ袋代も必要となります。

● アウトソーシングで行う場合

大型のシュレッダー設備を備えた企業に依頼し、アウトソーシングでシュレッダー作業を行う方法です。シュレッダー設備を搭載した車が出張して来てくれる方法や、送りつけて裁断してもらったり、スタッフ自身が企業に持ち込み、その手で直接投入するパターンなど、お好みで業者を選択することができます。

焼却処分

スタッフ自身がゴミ焼却施設へ持ち込んで投入、処分する方法です。分量が多くても迅速に処分することができますし、燃えてしまえば再現は不可能。利便性と安全性の高い方法と言えます。
ただ、持ち込みに際し、自治体への申し込みが必要です。処分する書類を車へ搬入し、運搬する手間と時間も必要となります。運搬時に紛失のないよう気をつけるなど、きちんとした対応も求められる方法です。

溶解処分

溶解処理を行っている会社へ依頼し、引き取りの後、書類を液体化させて処分する方法です。溶けてしまった書類を再現することはできず、安全度の高い方法だと言えるでしょう。スタッフの手間や時間を割くこともなく、多い分量でも一気に処分が可能なことは、とても便利だと言えます。
反面、運搬には紛失のリスクが伴います。また、依頼先の引き受け状況によっては、受入れ後すぐに溶解作業とならない(順番待ちとなる可能性)危険性があります。処理までのタイムラグやその間の保管方法など、事前の確認が必要です。

機密書類の処分を選ぶときは、ここに注目!

機密書類の処分とひとくちに言っても、様々な会社が名を連ねています。中には、機密書類を道端に放置してしまうような悪質な業者も……。
どのようなポイントで選べば、書類を適切に処分してくれる安心の業者を選択できるのでしょうか。
注目して欲しいのは、以下のサービスです。

密封できる段ボールを使用

厳封のできる専用段ボール箱を使用したり、専用の鍵付きボックスを設置するなど、機密書類の回収手段に手を尽くしている会社だと安心です。
ボックスのサイズは様々あり、機密書類の排出分量に合わせて選ぶことが可能。ミニタイプだと、テレワークの方にも使いやすいサイズ感となっています。会社ではないからこそ、余計に情報の管理には気をつかいたいところ。これは嬉しいのではないでしょうか。

回収の会社により、”ホッチキスOK” や ”紙ファイルのプラスチック留め具もOK” など、許容範囲に幅がありますので、ルールを把握した上で利用しましょう。

専用トラックでの輸送

厳封したボックスを処理場まで運ぶには、ふた通りの方法があります。

 ・ 一般の宅配業者により、一般の荷物と混載にて輸送する方法。

 ・ 厳封のボックスのみ運ぶ専用トラックを用意。厳重な運送を行う方法。

専用トラックの場合には、庫内に監視カメラを配置する、厳重な施錠を行う、回収から処理場までノンストップで向かう……といった、より強い安心を感じてもらえるための様々なサービスが付加されていることが多くなっています。
もちろん、専用トラックの方が魅力的ではありますが、費用との兼ね合いもあり、機密度や事情に合わせて選ぶといいでしょう。

証明書の発行

処分したことを書面にて証明する会社もあります。
もちろん、書面だけで証明することは難しいため、以下のような情報を添付することにより、会社独自の信憑性を持たせているところが多くあります。

 ・ 書類自体にGPSを付けて管理。その追跡情報を記載する。

 ・ 機密書類の処理を行っている画像を添付する。

より大きな安心を得るために、良いサービスだと言えます。

セキュリティ認証の取得

セキュリティに関する国際規格として、ISO27001があります。
これは、取得した会社では、機密性・完全性・可用性の状態が適切に維持されていることを表しています。
情報セキュリティとは、”一度対策をすれば終わり” というものではありません。時代に合わせて常に見直し、必要であれば改善をしていく必要があります。もちろん、セキュリティに対する概念も刻々と変化しますので、それを捉え続ける意識を持ち合わせることも重要です。

つまり、ISO27001を取得している会社であれば、”常にセキュリティを意識している。そして改善もしている” ということになりますので、信頼に値すると言えるでしょう。

もちろん、相場屋でも!

相場屋でも、不用品回収の一環として機密書類の引き取りを行っています。
相場屋の強みは、ありとあらゆる業界に繋がりがあること。機密書類の厳密な処分についても、責任あるルートでの実施が可能
です。
また、お客様に ”安心” いただけることを第一に、ご不安な点は何でもクリアにした上で作業を行います。
そして作業にあたっては、「これはどうなるの?」「こういう場合は?」など、何でもご質問ください。
もちろん、ご希望もどんどんお聞かせください。

安心してお任せいただけるよう、いかなる努力も惜しまないのが、相場屋のスタイルです!

相場屋のことをもっとお知りになりたい方は、コチラへ。


まとめ

機密書類の処分方法については、まず第一に ”適正である” かで選びましょう。
どんなに安くても、どんなに手間がかからず楽であっても、そこから流出が起これば結果、多額の賠償金が発生してしまう事態になりかねません。
問題なく、機密書類を確実に処分をしてくれる業者は誰なのか、その見極めが大切ですよ。